В наше время деловая переписка на английском языке прочно входит в нашу жизнь — все больше компаний начинают работать с зарубежными партнерами, а многие российские фирмы выходят на межнациональный уровень и внедряют среди своих сотрудников правило делового общения на английском языке. Что уж говорить о международных и иностранных компаниях, в которых деловая переписка на английском языке — обязательное условие. Для того, чтобы уметь грамотно общаться с партнерами и соблюдать этикет делового общения, предлагаем вам освоить основные тонкости деловой переписки на английском языке.

Правила деловой переписки на английском языке

1. В первом письме вам следует всегда обращаться к адресату официально. Это можно сделать с помощью некоторых клишированных фраз:

Dear Jack/ Mr./ Ms. Smith — Дорогой Джек/ Мистер/ Миз. Смит (обращение к женщине Ms. употребляется в том случае, когда вы не знаете, замужем она или нет).

Hello Mr. Smith — Здравствуйте, мистер Смит.

Если вы не знакомы с человеком, которому пишете, не знаете его имени или ваше письмо обезличено (и вы не можете узнать имени вашего адресата), допустимым будет обращение:

Dear Sir/ Madam – Уважаемый сэр/ мадам.

2. В английском языке, в отличие от русского, после обращения к человеку не стоит ставить восклицательный знак. Это будет невежливо, потому что будет восприниматься как крик. После обращения уместнее будет поставить запятую.

Hello Mr. Smith,

Dear John,

Или же можно использовать двоеточие, но этот стиль очень официален и допускается для обращения к высшему руководству компании.

Dear Mr President:

3. В начале первого письма вам следует представиться. 

I am Irina Tikhomirova, technical engineer from "NSK-Trade-client".

Если же вы пишете данному адресату уже не первое письмо, правила этикета рекомендуют выразить благодарность адресату за внимание, за быстрый ответ, за его письмо, за отправленные документы.

Thank you for your message — Спасибо за Ваше сообщение.

Thank you for your quick response — Спасибо за быстрый ответ.

Thank you very much for sending me the contract — Спасибо за то, что отправили мне договор.

4. Уважительное отношение к адресату выражается еще и в том, что вы экономите его время — ваше письмо должно быть кратким, лаконичным; в начале письма сразу четко обозначьте цель, с которой обращаетесь к данному человеку.

One of our partners told us that you are the best LED-panels seller. We would like to discuss with you a possibility to purchase such palens for our company. — Один из наших клиентов сообщил нам, что Вы лучший поставщик светодиодных панелей. Мы хотим обсудить с вами возможность поставки таких панелей для нашего предприятия.

5. В вашем письме должны быть четко обозначены все условия и сроки сделки. 

6. В конце письма поблагодарите адресата за уделенное вашему сообщению внимание или за будущее выполнение просьб, сформулированных в письме.

Thank you in advance. — Заранее спасибо.

Thank you for your time. — Спасибо за Ваше время.

7. В любом письме обязательно должна быть подпись, в которой указывается ваше имя и фамилия (без отчества), должность. название компании и подразделение, в котором вы работаете, а также контактная информация.

Irina Tikhomirova

Technical Engineer 

"NSK-Trade-client"

e-mail, tel., www, Skype.

Естественно, в деловой переписке на английском языке, как и в русскоязычной деловой переписке, не допускаются панибратство, неформальный стиль, разговоры «ни о чем», смайлики, фразы, написанные заглавными буквами, грубости.