Язык деловой переписки — это язык занятых и серьезных людей, которые ценят свое время, поэтому не тратят его попусту, а общаются вежливо, с достоинством и только по существу. В языке деловой переписки существуют определенные правила и шаблоны, которые необходимо знать, чтобы грамотно и профессионально вести переписку с коллегами и партнерами вашей компании.

Язык деловой переписки: основные правила

Основные правила языка деловой переписки таковы:

  • ">доброжелательность;
  • официальность;
  • вежливость;
  • отсутствие экспрессивных выражений эмоций;
  • отсутствие панибратства;
  • максимальная информативность;
  • лаконичность.

Никаких проявлений эмоций, никаких фраз, лишенных прямого смысла, никаких «размышлений вслух»  только четкие и понятные фразы, написанные грамотно и без ошибок. Будьте вежливы, учтивы, доброжелательны, бережно относитесь к времени своего адресата, не шлите длинных посланий, особенно по электронной почте. Однако избегайте излишней казенности языка деловой переписки, иначе вы рискуете запутать читателя или отпугнуть чрезмерной сухостью. Старайтесь балансировать на грани сухости и доброжелательной беспристрастности. 

Обязательно указывайте дату письма. Если вы отвечаете с опозданием, то обязательно извинитесь. Если вы каким-то образом нарушаете свои обязательства (или они оказываются нарушены не по вашей вине: задержался перевозчик, банк не провел оплату и т.п.), то обязательно извинитесь  партнеру ведь все равно, кто виноват, ему нужен  результат, а за результат отвечаете вы. 

Если вы выступаете от своего лица, употребляйте единственное число: «Прошу сообщить номер исходящего письма». Если же от лица всей компании, тогда уместнее будет множественное число: «Выражаем надежду, что наше предложением вас заинтересует».

Если хотите обратить внимание получателя на какие-то моменты, не нужно писать их жирным шрифтом или заглавными буквами, это невежливо. Напишите: «Особо хочется подчеркнуть...», «Хотим обратить ваше внимание на..

Обязательно указывайте причину каких либо действий: «В связи с задержкой оплаты», «По причине непоступления документов в срок» и т.д.

Для деловой переписки на английском языке эти правила также актуальны, но есть и своя специфика, которую тоже нужно понимать.

Клише в языке деловой переписки

Язык деловой переписки использует множество клише, которые существенно упрощают написание письма. Обращение к адресату — либо по имени и отчеству, либо «Господин Иванов», «Госпожа Николаева». По отношению к руководителям или партнерам можно употребить «Уважаемый Сергей Сергеевич», коллегам же можно написать просто «Дорогие коллеги». 

Для прощания уместно использовать такие фразы-клише, как «Всего наилучшего», «Хорошего вам дня», «Всего вам доброго», «С уважением». Если вы в обращении писали «Уважаемый», то в прощании «С уважением» писать не нужно, напишите лучше «Искренне ваш» или «Спасибо за внимание». Если вы отказываете в просьбе, выразите сожаление: «К сожалению, ваше предложение не заинтересовало нас. Мы благодарны вам за ваше внимание». Как говорится, и им не обидно, и вам не сложно.

Используя эти нехитрые правила, вы можете успешно вести деловую переписку.

С наилучшими пожеланиями,

искренне ваш,

Womanonly.ru