Общие правила ведения деловой переписки
1. До составления письма определитесь с его характеристиками:
- тип письма (сопроводительное, гарантийное, заказ, напоминание, извещение, и т. д.; презентационное письмо или предполагающее ответ);
- степень доступности для адресата (сможете ли вы изложить все необходимые моменты в одном письме или потребуется второе, уточняющее);
- срочность доставки (если письмо срочное, лучше оправить его заказным либо по электронной почте).
2. Оформляйте письмо по существующим шаблонам, исходя из его типа, а так же опирайтесь на ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Любое деловое письмо имеет следующую общую структуру:
- наименование организации-отправителя;
- дата написания;
- адрес получателя, указание конкретного корреспондента;
- вступительное обращение;
- указание на тему и цель письма;
- основной текст;
- заключение (формула вежливости);
- подпись отправителя;
- указание на приложение и рассылку копий (если таковые имеются).
4. При подготовке делового письма используйте текстовый редактор Microsoft Word:
- используйте гарнитуру Times New Roman, кегль 12-14 п., межстрочный интервал – 1-2 п.;
- номера страниц письма проставляйте внизу с правой стороны;
- при печати текста на бланках формата А4 используйте 1,5–2 междустрочных интервала, формата А5 и менее – один междустрочный интервал. Реквизиты всегда набираются через один междустрочный интервал.
5. Если вы выступаете от имени организации и собираетесь отправлять письмо в печатном виде, обязательно используйте фирменный бланк, так как его наличие будет визитной карточкой вашей компании. Отнеситесь к оформлению официального бланка с особой тщательностью, это умение должно быть обязательным для любого офисного сотрудника.
6. При международной переписке письмо должно быть составлено на языке адресата или на английском (как наиболее распространенным в деловых отношениях).
7. Придерживайтесь корректного, делового тона. Начинайте письмо с обращения, которое в зависимости от степени вашей близости с корреспондентом может начинаться как со слов «Уважаемый + Ф. И. О.», так и «Дорогой + Ф. И. О.». Запомните, слова в обращении или в указании адресата ни в коем случае нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.» или «начальнику отдела» как «нач. отдела») – таковы правила делового этикета. Всегда заканчивайте письмо словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью должна быть фраза «С уважением, …» либо «Искренне Ваш, …». Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения.
8. Тщательно подбирайте лексику, избегайте неточностей и двусмысленных фраз, излишнего употребления профессионализмов. Письмо должно быть понятным.
9. Разделяйте содержание письма на смысловые абзацы, чтобы оно не было громоздким и сложным для восприятия адресатом. Следуйте правилу: первый и последний абзацы должны содержать не более четырех печатных строк, а остальные – не более восьми.
10. Отвечайте на деловые письма согласно принятому этикету: на письменный запрос – в течение 10 дней после получения; на письма, отправленные по факсу или по электронной почте, – в течение 48 часов без учета выходных.
Внутриорганизационная деловая переписка
Деловая переписка между сотрудниками компании отличается большей упрощенностью в сравнении с корреспонденцией, отправляемой сторонней организации.
Содержание подобной переписки может быть различным, но оно так же должно соответствовать конкретным правилам:
- быть лаконичным;
- носить деловой характер;
- в письме обязательно указывается дата;
- в конце письма присутствует формула вежливости и подпись.
Примером внутриорганизационной деловой переписки может быть письмо-поздравление от лица руководителя или коллектива, адресованное юбиляру или сотруднику, получившему повышение.
При письменном обсуждении проектов обычно используются лишь некоторые обязательные элементы делового письма – указание темы, обращение, краткое изложение сути вопроса и формула вежливости с печатной подписью.
Помните, что форму письма и необходимый шаблон нужно выбирать исходя из уровня деловой переписки и типа информации, которую вы хотите предоставить адресату.