Деловая электронная переписка уже настолько плотно вошла в нашу жизнь, что стала чем-то обыденным и привычным. Мы зачастую не отдаем себе отчет, что в наших электронных письмах коллегам или партнерам используем жаргонные словечки, панибратское обращение или какие-то обороты, которые ни за что не допустили бы в бумажном письме. Но почему же мы считаем электронную деловую переписку менее формальной, чем бумажная? Ведь деловая электронная переписка подчиняется многим правилам этикета, а их соблюдение является показателем вашей серьезности, компетентности и отношения к адресату.

Деловая электронная переписка

Общаться по электронной почте проще и быстрее, поэтому мы подсознательно опускаем многие формальности, такие как приветствие и обращение, а ведь это — элементарная вежливость! Не пренебрегайте приветствием и обращением, даже если пишете письмо в фирму, где директор — ваш родной дядя. 

Ни в коем случае не допускайте грамматических ошибок. Текстовые редакторы проверяют грамотность за нас — не пренебрегайте их поправками. Также старайтесь строить стилистически грамотные предложения: любые ошибки характеризуют вас, мягко говоря, не с лучшей стороны. Соблюдайте деление на абзацы и форматирование, разбивайте текст на смысловые части, используйте для этого пустые строки — вы же уважаете своего собеседника и не хотите, чтобы он, выражаясь образно, «сломал глаз», читая ваше сообщение. Деловое письмо должно быть кратким и информативным.

Откажитесь в деловой электронной переписке от смайлов, панибратских обращений, выражений экспрессии, например, капслоков — вы же не хотите, чтобы адресат решил, что вы сошли с ума и просто кричите на него? А ведь текст, написанный капслоком, именно так и воспринимается.

Еще одно правило: не флудить! Общайтесь по существу, фразы: «Давайте подумаем», «Ну и что я скажу шефу по поводу денег?» и тому подобные лучше заменить более осмысленными: «Сообщите, пожалуйста, до конца сегодняшнего дня о вашем решении», «Я правильно понимаю, что товар до конца недели оплачен не будет?», дабы не забивать эфир и не красть время друг у друга.

Многие компании разработали и утвердили единый корпоративный стиль деловой переписки, и все письма пишутся по заданному шаблону. 

Логотип компании

Добрый день, уважаемый Иван Иванович.

Текст сообщения

Мы будем благодарны, если вы пришлете запрошенную информацию/ направите необходимые документы в течение ... дней. Спасибо за понимание.

С наилучшими пожеланиями,

Петр Петров, 

консультант компании ООО «Чудо»

контактные данные: тел., Skype, www.primer.ru

Некоторые компании терпимо относятся к смайлам, обращению на «ты» и другим проявлениям неформального стиля в деловой электронной переписке, но помните, что вы должны писать письмо не по правилам вашей компании, а по правилам компании-получателя. Вряд ли налоговый инспектор оценит письмо на лиловом фоне со смайликами.

Обязательно заполняйте тему письма (и не меняйте ее все время, пока идет диалог). В деловой электронной переписке можно проставлять важность письма, многие выставляют этот параметр автоматически, но если ваши коллеги несколько раз получали письма с текстом «Коллеги, у кого есть зарядка от «Нокии»?» или «Коллеги, а давайте в боулинг сходим», помеченные как «важное», в следующий раз действительно важное письмо может остаться без внимания.

Всегда отвечайте на электронное письмо (если только это не автоматическая рассылка). Если вам нечего ответить по существу, оповестите отправителя о том, что получили письмо и приняли в работу.

Если вы в совершенстве освоили правила деловой переписки, это еще не все. Для успешного общения с партнерами и клиентами вам обязательно нужны будут личные встречи. Нелишним будет понимать, о чем сигнализирует вам тело собеседника.